اليات تنفيذ اختصاصات وحدة الوافدين

أولاً: آليات التنفيذ الإدارية والتنظيمية

1. نظام استقبال مخصص للوافدين: عن طريق تخصيص مكتب استقبال داخل مبنى التقديم مزوّد بموظفين مدرّبين مع توفير لوحات إرشادية وكتيبات تعريفية باللغتين العربية والإنجليزية.
2. توحيد إجراءات القبول والتسجيل: و يتم ذلك عن طريق إعداد دليل إجراءات Standard Operating Procedures (SOPs) لكل خطوة.
3. ربط و إدارة ملفات الطلاب بشكل رقمي مع التواصل مع كليات الجامعة لسهولة تبادل المعلومات و يتم ذلك عن طريق استخدام نظام رقمي (Database) لتسجيل جميع بيانات الوافدين و حفظ نسخ إلكترونية من المستندات لتسهيل الرجوع إليها

ثانياً: آليات التنفيذ الأكاديمية

1. المتابعة والتنسيق مع الكليات عن طريق عقد اجتماعات شهرية للجنة الوافدين ومنسقي الكليات لمراجعة حالة الطلاب.
2. تفعيل الإرشاد الأكاديمي: عن طريق تعيين منسق أكاديمي داخل كل كلية للطلاب الوافدين مع تقديم جلسات تعريفية باللوائح الدراسية والجداول.
3. نظام لحل المشكلات الأكاديمية: عن طريق تخصيص بريد إلكتروني وخط ساخن للتواصل مع اللحنة، إنشاء سجل لتوثيق المشكلات وحلولها.

ثالثاً: آليات التنفيذ الاجتماعية والثقافية

1. تنظيم الأنشطة والفعاليات: عن طريق إعداد خطة سنوية للأنشطة (ثقافية– رياضية– مجتمعية) و التعاون مع رعاية الطلاب والاتحادات الطلابية لتنفيذ الفعاليات.
2. دعم الاندماج الثقافي: عن طريق تنظيم يوم تعريفي Orientation Day للطلاب الجدد و إقامة لقاءات دورية لتعزيز التواصل بين الوافدين والمصريين.
3. الدعم النفسي والاجتماعي: عن طريق التنسيق مع وحدة الإرشاد الطلابي لتقديم جلسات دعم مع توفير استبيانات لقياس مستوى التكيّف النفسي والاجتماعي.

رابعاً: آليات التنفيذ الدولية

1. التواصل مع السفارات والملحقيات: عن طريق إنشاء قاعدة بيانات للسفارات وأرقام مسؤولي التعليم و إرسال تقارير دورية للملحقيات الثقافية حول حالة طلابها.
2. حملات الترويج والانتشار الدولي: من خلال تحديث محتوى موقع الجامعة باللغات الأجنبية و تصميم نشرات إلكترونية للتسويق للبرامج الأكاديمية.
3. الربط مع الإدارة المركزية لشؤون الوافدين: باستخدام منظومة التقديم الموحد التابعة للوزارة و حضور الاجتماعات الدورية للمسؤولين عن شؤون الوافدين.

خامساً: آليات التنفيذ الخدمية

1. دعم السكن والخدمات و توفير قائمة بسكن طلابي معتمد بالتعاون مع المدن الجامعية.
   تقديم دليل شامل للخدمات (مواصلات – مطاعم – تأمين صحي).

2. تسهيل الإجراءات الحكومية: عن طريق التنسيق مع إدارة الجوازات لإنهاء إجراءات الإقامة.
   إعداد قسم داخل الوحدة خاص بالمساعدات الإدارية.

3. خدمة الاستعلام: عن طريق إنشاء مركز اتصال (Call Center) أو رقم موحد للوافدين.
   الرد على الاستفسارات عبر البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي.

سادساً: آليات التنفيذ الرقمية

1. التحول الرقمي الكامل: عن طريق تشغيل منصة إلكترونية للتقديم، رفع المستندات، ومتابعة الطلبات و إرسال تنبيهات ورسائل للطلاب عبر البريد الإلكتروني والـ SMS.
2. تقييم الخدمات إلكترونيًا: عن طريق تصميم لاستبيانات رضا الطلاب بعد كل خدمة و لوحة متابعة Dashboard تعرض مؤشرات الأداء KPI.